Cómo justificar legalmente el tratamiento de datos en tu empresa

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que cualquier tratamiento de datos personales en tu empresa esté respaldado por una base legal sólida. No puedes recoger información al azar; necesitas justificar cada acción conforme a una de las seis bases jurídicas que establece el RGPD.

Entender cómo aplicarlas en tu negocio no solo te evitará problemas legales, sino que también fortalecerá la confianza de tus clientes en el manejo de su información.

Vamos a ver las más importantes y cómo puedes integrarlas en tus procesos para maximizar tu eficiencia y transparencia.

Consentimiento del interesado

El consentimiento es quizá la base más conocida, pero no basta con pedirlo de cualquier manera. Debe ser libre, claro, informado y afirmativo. Si optas por este fundamento, asegúrate de que tus usuarios sepan perfectamente para qué se utilizarán sus datos y que tienen el derecho de revocar su consentimiento en cualquier momento.

Este punto es clave en situaciones como la suscripción a newsletters o cuando personalizas campañas de marketing. Lograrlo correctamente no solo mejora el cumplimiento legal, sino también la percepción de tu marca.

Ejecución de un contrato

Si necesitas tratar datos para cumplir con un contrato, ya sea con un cliente que te compra un producto online o cuando gestionas la nómina de un empleado, esta es una base legal completamente válida.

Eso sí, el tratamiento debe ser únicamente el necesario para cumplir con el contrato. No puedes pedir ni utilizar más datos de los imprescindibles. Mantener este equilibrio es clave para evitar problemas y asegurarte de que sigues el RGPD al pie de la letra.

Cumplimiento de una obligación legal

A veces, la ley obliga a tratar ciertos datos. Por ejemplo, tu empresa puede estar obligada a conservar los datos fiscales de empleados o clientes durante un periodo concreto para cumplir con las normativas tributarias.

Este fundamento es obligatorio y no requiere el consentimiento del interesado, ya que está establecido por la legislación vigente. Cumplir con este tipo de requisitos es esencial para evitar sanciones y mantener en regla toda tu documentación.

Intereses vitales del interesado

Aunque no es frecuente, puedes tratar datos para proteger los intereses vitales de una persona. Esto ocurre en situaciones de emergencia médica, donde es necesario compartir información con los servicios sanitarios.

Esta base tiene un alcance bastante limitado y solo es aplicable en casos urgentes. Debes ser muy cuidadoso al utilizarla, ya que su propósito es exclusivo para situaciones excepcionales.

Cumplimiento de una tarea de interés público

Este fundamento está pensado principalmente para organismos públicos o entidades que llevan a cabo tareas de interés público, como los servicios de salud o educación.

Si tu empresa trabaja bajo mandato legal para cumplir con este tipo de misiones, el tratamiento de datos podría estar justificado bajo esta base. Eso sí, es fundamental que las actividades estén directamente relacionadas con el interés público para que puedas acogerte a esta excepción.

Intereses legítimos del responsable del tratamiento

Este es un fundamento más flexible que te permite tratar datos siempre que logres un equilibrio entre los intereses de tu empresa y los derechos y libertades de los usuarios.

Por ejemplo, si recopilas datos de clientes para mejorar su experiencia o para realizar encuestas internas, podrías justificarlo bajo el "interés legítimo". Pero, ojo, este fundamento solo aplica si no invades los derechos de privacidad de los usuarios. Si mantienes ese equilibrio, podrás sacarle provecho sin comprometer la confianza de tus clientes.

¿Cómo elegir la base legal correcta para el tratamiento de datos en tu empresa?

Para tratar datos en tu empresa de forma legal, lo primero es identificar la base jurídica adecuada antes de comenzar cualquier proceso. Es fundamental que analices bien qué tipo de datos manejas y para qué los necesitas.

Ten presente que cada actividad de tratamiento puede requerir una base distinta, y es crucial ser totalmente transparente con los interesados sobre la base legal que aplicas y las razones detrás de su uso.

Cumplir con el RGPD no solo te protege de sanciones, sino que refuerza la confianza de tus clientes y empleados, mostrando que sus datos están bajo un control responsable.

Si tienes dudas sobre cómo aplicar estas bases legales en tu negocio, lo mejor es acudir a un especialista en protección de datos que te guíe para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las normativas.