Obligaciones legales al contratar tu primer empleado: guía paso a paso

Contratar a tu primer empleado es un paso significativo para cualquier autónomo o pyme. También es el momento en que muchos empresarios se dan cuenta de que no saben muy bien por dónde empezar. Esta guía recorre todas las obligaciones legales en orden.

Paso 1: Inscribirse como empresario en la Seguridad Social

Si eres autónomo y aún no tienes empleados, necesitas inscribirte como empresario en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) antes de contratar. Esta inscripción te asigna un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que es el identificador que usarás para todas las relaciones con la Seguridad Social como empleador.

Si ya tienes una SL, la sociedad ya debe estar inscrita.

El trámite se hace a través del Sistema RED de la Seguridad Social, habitualmente a través de tu gestor.

Paso 2: Identificar el convenio colectivo aplicable

El convenio colectivo es el acuerdo entre patronal y sindicatos que regula las condiciones de trabajo en tu sector: salario mínimo del convenio, jornada, categorías profesionales, vacaciones, complementos, etc.

Debes identificar qué convenio colectivo aplica a tu actividad. Si no lo conoces, puedes buscarlo en la web del Ministerio de Trabajo por código CNAE de tu actividad.

El salario que pagues al empleado debe ser al menos el del convenio para su categoría. Si el convenio establece un salario superior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI), tienes que respetarlo.

Paso 3: Elegir el tipo de contrato

Los tipos de contrato más habituales son:

Contrato indefinido: Sin fecha de fin. Puede ser a tiempo completo o parcial. Desde la reforma laboral de 2022, es la modalidad preferente y los incentivos para la contratación indefinida son mayores.

Contrato temporal por circunstancias de la producción: Para incrementos imprevistos y ocasionales de la actividad o para cubrir situaciones temporales. Duración máxima de 6 meses (ampliable a 12 por convenio). Muy limitado desde la reforma laboral: no puede usarse para necesidades productivas ordinarias.

Contrato de sustitución: Para sustituir a un trabajador con reserva de puesto (baja, excedencia...). Tiene fecha de fin vinculada al regreso del sustituido.

Contrato de formación en alternancia: Para personas de hasta 30 años, combinando trabajo y formación. Condiciones específicas.

La reforma laboral de 2022 eliminó prácticamente la contratación temporal como opción ordinaria. Si necesitas a alguien de forma estable para tu negocio, el contrato debe ser indefinido.

Paso 4: Redactar el contrato de trabajo

El contrato de trabajo debe incluir como mínimo:

• Identidad de las partes.
• Fecha de inicio y, si es temporal, fecha de fin.
• Domicilio del centro de trabajo.
• Categoría o grupo profesional.
• Salario base y complementos.
• Jornada de trabajo (horas semanales, distribución).
• Vacaciones (mínimo 30 días naturales al año según el Estatuto de los Trabajadores).
• Periodo de prueba si se pacta (su duración máxima depende del convenio y del tipo de contrato).
• Convenio colectivo aplicable.

Además, en el momento de la firma debes entregar al trabajador información sobre sus condiciones laborales (antes era opcional incluirla en el contrato, pero desde 2023 hay obligación de informar sobre aspectos adicionales como el sistema de ascensos, la formación, la seguridad y salud...).

Paso 5: Comunicar el contrato al SEPE y dar de alta al trabajador

Antes del inicio de la actividad laboral debes:

1. Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social a través del Sistema RED o de Seguridad Social Online. El alta debe hacerse antes del inicio de la jornada (no basta con hacerlo el mismo día por la mañana si el trabajador empieza a las 8h).
2. Registrar el contrato en el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en un plazo de 10 días desde la firma. Esto se hace electrónicamente a través de Contrat@.

Paso 6: Prevención de riesgos laborales

Desde el primer empleado, tienes obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales:

• Realizar una evaluación de riesgos del puesto de trabajo.
• Informar al trabajador de los riesgos de su puesto y de las medidas preventivas.
• Proporcionar los equipos de protección individual que sean necesarios.
• Organizar la vigilancia de la salud (ofrecer reconocimiento médico al trabajador; en algunos casos es obligatorio realizarlo).
• Tener un plan de emergencia y evacuación.

Para empresas de hasta 10 trabajadores en actividades de bajo riesgo, la prevención puede asumirla el propio empresario (siempre que cuente con la formación necesaria) o contratarla con un Servicio de Prevención Ajeno. Este último es la opción más habitual para pymes pequeñas, con costes desde unos 200-300 euros/año.

Paso 7: Registro horario

La ley obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de todos sus trabajadores, con indicación de la hora de inicio y de fin. El registro debe conservarse durante 4 años y estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Vale cualquier sistema: papel, excel, app... Lo importante es que quede registro diario y que sea fiable.

Paso 8: Protección de datos del trabajador

En el momento de la contratación debes informar al trabajador de cómo vas a tratar sus datos personales. Esto se hace habitualmente mediante una cláusula incluida en el contrato o en un documento adjunto.

Los datos típicos que tratas: datos identificativos, cuenta bancaria, datos de salud (partes de baja), datos de la Seguridad Social.

Lo que suele pasarse por alto

El periodo de prueba: Si no se pacta expresamente en el contrato, no existe. Una vez incorporado el trabajador, el despido requiere seguir el procedimiento legal completo. Si quieres un periodo de prueba, ponlo en el contrato.

La nómina del primer mes: La primera nómina puede generar confusión sobre cuándo se paga (habitualmente al final del mes trabajado o en los primeros días del siguiente). Déjalo claro desde el principio.

La comunicación de la subcontratación: Si contratas a alguien para una obra o servicio en las instalaciones de tu cliente, hay obligaciones adicionales de coordinación de actividades empresariales en materia de prevención.