Facturación electrónica obligatoria: qué software usar según tu tamaño

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, estableció la obligación de emitir facturas electrónicas en las relaciones entre empresas (B2B) en España. La implementación se ha hecho por tramos según el tamaño de la empresa, y la obligación ya afecta a un número importante de negocios.

Qué es la factura electrónica obligatoria y en qué se diferencia de lo que ya hacemos

Mucha gente cree que "ya hace facturas electrónicas" porque las envía por email en PDF. Eso no es facturación electrónica en el sentido legal.

La factura electrónica obligatoria implica:

1. Emitir la factura en un formato estructurado (no un PDF, sino un archivo XML o un PDF/A con datos embebidos en formato estructurado como Facturae o UBL/EDIFACT).
2. Transmitirla a través de plataformas interoperables que permitan al receptor procesarla automáticamente.
3. Gestionar los estados de la factura (recibida, aceptada, rechazada, pagada) de forma electrónica.

En esencia, es pasar de mandar un PDF por email a intercambiar documentos estructurados que los sistemas informáticos pueden leer y procesar sin intervención manual.

Calendario de obligaciones

Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: Obligadas desde la entrada en vigor del reglamento de desarrollo.

Resto de empresas y autónomos: Plazo adicional de 12 meses tras la entrada en vigor del reglamento.

El reglamento de desarrollo tardó en aprobarse, por lo que los plazos exactos pueden variar. Es importante que compruebes el estado actual en la web de la AEFACT o consultes con tu gestor, ya que los plazos se han ido ajustando.

Formatos de factura electrónica admitidos

El reglamento admite varios formatos:

• Facturae: El formato XML desarrollado por el Ministerio de Hacienda español. Es el estándar para facturas a la Administración Pública (FACe) y también válido para B2B.
• UBL (Universal Business Language): Estándar internacional, ampliamente utilizado en Europa. Compatible con los sistemas de muchos países europeos.
• CII (Cross Industry Invoice): Otro formato XML estándar a nivel europeo.

Los tres son válidos. Lo importante es que el software que uses los soporte.

Software de facturación compatible: comparativa por tamaño de empresa

Para autónomos y micropymes (menos de 10 empleados)

Holded: Muy popular entre autónomos y pymes pequeñas españolas. Interfaz intuitiva, gestión de facturación, contabilidad, inventario y proyectos en un solo lugar. Compatible con factura electrónica. Precio desde unos 29 euros/mes.

Quipu: Pensado específicamente para autónomos. Muy sencillo de usar. Incluye declaraciones de IVA e IRPF automáticas. Compatible con los nuevos requisitos de facturación electrónica. Desde unos 25 euros/mes.

Billin: Alternativa española de precio competitivo. Buena para facturación y gestión de clientes. Plan gratuito disponible con funcionalidades limitadas.

Contasimple: Software de contabilidad y facturación para autónomos con buen soporte en español. Compatible con Facturae.

Para pymes medianas (10-100 empleados)

Sage 50: Software de contabilidad y facturación muy asentado en España. Compatible con facturación electrónica. Buen soporte local. Precio según módulos contratados.

A3 ERP (Wolters Kluwer): Muy usado en asesorías y sus clientes. Si tu gestor usa A3, puede ser conveniente para facilitar el intercambio de información. Actualizaciones para cumplir con los nuevos requisitos.

Odoo: Plataforma ERP de código abierto con versión cloud. Muy flexible y con módulos para facturación electrónica. Requiere más configuración que soluciones más sencillas. Precio según módulos y usuarios.

Para empresas grandes (más de 100 empleados)

SAP: El estándar en grandes empresas. Compatibilidad total con todos los formatos de facturación electrónica. Requiere implementación especializada.

Microsoft Dynamics 365: Buena opción para empresas ya en el ecosistema Microsoft. Integración con Office 365. Compatible con facturación electrónica.

Plataformas de intercambio: cómo llegan las facturas al receptor

Además del software para emitir facturas, necesitas una plataforma o punto de acceso para intercambiarlas con tus clientes. Las principales en España:

• Peppol: Red europea de intercambio de documentos electrónicos. Es el estándar que el reglamento español ha adoptado como referencia. Muchos software ya incluyen acceso a la red Peppol.
• FACe: La plataforma pública para facturas a la Administración. No es para B2B privado, pero si facturas a entes públicos, ya debería estar en tu flujo.
• Plataformas privadas: Algunos sectores usan plataformas privadas de intercambio (Tradeshift, Basware...) que pueden coexistir con Peppol.

Qué debes hacer ahora mismo

1. Confirma el plazo exacto que te aplica según tu facturación (comprueba el estado actual del reglamento de desarrollo).
2. Revisa si tu software de facturación actual es compatible con los nuevos requisitos. La mayoría de proveedores han anunciado actualizaciones, pero conviene confirmarlo.
3. Si cambias de software, ten en cuenta el tiempo de migración de datos históricos.
4. Habla con tu gestor: muchos llevan el proceso por ti si ya tienes un software compatible.